Con una cotización puedes entregar a tus potenciales clientes una oferta de precios con condiciones específicas, válido durante un periodo de tiempo determinado, informando sobre el tiempo de entrega y los términos de pago.
Sigue estos pasos para aprender a generar cotizaciones.
Ingresa al módulo de VENTAS y la opción Cotizaciones. Luego selecciona el botón Nuevo de la parte superior derecha.
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Generar Cotización #
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1. Cliente: Elige el cliente para la creación del comprobante, si no está creado, crea un nuevo cliente viendo este tutorial.
2. Fec. Emisión: Coloca la fecha de emisión en la que se realiza la cotización.
3. Tiempo de Validez: Una referencia al tiempo que dura la cotización generada.
4. Tiempo de Entrega: Una referencia de cuando se realizará la entrega del producto o el servicio.
5. Dirección de envío: Se autocompletará con la dirección adicional del cliente seleccionado.
6. Término de pago: Seleccione el tipo de condición de pago que mejor se acomode a tus requerimientos.
7. Número de cuenta: Coloca el número de cuenta donde depositarán el dinero.
8. Moneda: Selecciona el pago sea en dólares o soles.
9. Tipo de cambio: El tipo de cambio varía según la SUNAT.
10. Vendedor: El vendedor que se está realizando la cotización.
11. Pagos: En caso el cliente quisiera hacer un adelanto al monto de la cotización.
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13. Información Adicional: En esta área podrás agregar información adicional de la cotización.
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14. Agregar productos: Luego escoges el o los productos para la creación de la cotización, si no está creado, aprende la creación básica de productos aquí.
Después selecciona el botón Generar y aparecerá la ventana confirmando que la cotización ha sido aceptada.
Además podrás escoger el formato de la cotización en tamaño A4(vertical), 80MM (ticket) y A5(horizontal).
Asimismo puedes enviarlo por correo electrónico o WhatsApp, ingresando el dato del destinatario y seleccionando el botón Enviar.
Finalmente puedes seleccionar el botón ir al listado, donde visualizará las cotizaciones generadas, o proceder una nueva cotización.
Listado de cotizaciones generadas #
Todas las cotizaciones generadas se muestran en el listado con las siguientes opciones:
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1. Filtros de búsqueda: Aquí puedes buscar las cotizaciones a través de diversos criterios.
Filtrar por: Para encontrar una cotización de una manera más rápida puede filtrar la búsqueda con los siguientes datos.
- Cliente
- Fecha de emisión
- Fecha de entrega
- Registrado por
- Vendedor
- Inf.Referencial
- Número
Buscar: En esta área escribimos el nombre del dato que seleccionamos en la anterior casilla.
Periodo: Para observar las cotizaciones con fechas específicas:
- Por mes
- Por semana
- Entre fechas
Seleccione fecha: La siguiente casilla es para seleccionar la fecha según el periodo que escogimos.
Estado: Aquí puedes seleccionar entre los estados Aceptado, Registrado y Rechazado.
2. Mostrar/Ocultar columnas Haciendo clic en este botón podrás agregar columnas y modificar la tabla que te aparece por defecto.
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3. Estado
En esta opción tienes la capacidad de cambiar el estado de tu cotización para llevar un correcto control de las mismas. Las opciones son:
- Registrado
- Aceptado
- Rechazado
4. Pagos Al seleccionar el botón Pagos, aparece una ventana que te permite agregar un pago o adelanto a la cotización. En la ventana aparece el botón Nuevo, que al darle clic te muestra el siguiente formulario donde cargar los datos del pago a la cotización.
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5. PDF En esta sección podrás reimprimir la cotización, de la misma manera podrá descargar la cotización. Además podrás escoger el formato de la cotización en tamaño A4(vertical), 80MM (ticket) y A5(horizontal).
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6. Acciones (Menú 3 Puntos): Aquí encontrarás varias opciones de acción como:
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- Generar comprobante: Genera un comprobante electrónico (Factura o Boleta).
- Generar nota de venta: Genera una nota de venta.
- Editar: Podrás editar la cotización.
- Anular: Podrás anular la cotización.
- Duplicar: Podrás duplicar la cotización.
- Guía: Genera una guía.
- Generar contrato: Podrás generar un contrato de la cotización, aprende aquí crear un contrato.
- Generar Pedido: Podrás generar pedido, aprende a crear un pedido paso a paso aquí.